企业档案信息服务研究与设计
企业档案信息服务研究与设计
航天信息化
企业档案信息服务现状
目前很多企业尤其大型企业采用多级管理架构，虽然企业内部会自上而下贯彻一些标准与要求，但由于分工不同，每一层级产生的信息资源和管理重点各有不同，信息化管理自成体系，纵向级间信息交流需求不多，横向信息共享被组织机构实体分割打断，纵向信息反映不灵敏，横向重复建设与管理，信息资源和信息化建设力量分散。
随着信息化的迅猛发展，企业传统业务流程大面积重组，有些环节甚至已取消，产生于各类应用系统和个人电脑中的数字化信息资源已经成为企业各领域工作中的主角，其中包括大量的结构化数据、非结构化数据、半结构化数据，而大部分纸质资源都是由这些原始信息打印生成，信息资源已经发生了本质变化。目前，跟随中国制造2025的规划，企业也在积极争取适应信息化潮流，工业互联网、柔性制造、大数据应用、云计算服务等规划和实践都在不同的领域和层级展开。
1企业档案信息服务概况
档案部门主要以服务本单位业务活动为己任，承担本单位业务流程中的一个环节——现行文件管理，兼顾本单位综合文件归档利用，但随着本单位信息化流程的重组，电子现行文件的管理由信息系统承担，部分纸质现行文件还需要人工介入，服务的范围局限在本单位，现行文件和当前档案利用的根本区别在于现行文件提供的是应用，档案提供的是重用。
各级档案部门的管理对象普遍以传统纸质文档为主，现有档案系统主要适用于档案部门内部的工作处理、归档文件的元数据管理和数字化工作，本单位内部的应用方式仍以实体借阅服务和编研出版物为主。
有些单位根据工作需要将档案部门与其他部门进行了人员机构的重组，但在实际工作中相互借力并不多见，在档案管理发展和服务创新中，现阶段人员机构的合并还没有体现出更多优势。
2企业档案信息服务内容
档案服务形式还是以实体内容为主，信息化内容为辅，以非结构化内容为主，结构化内容为辅。无论是形式还是内容都和企业的发展需求存在较大差距，和档案业务发展要求存在较大差距。
（1）档案实体服务
传统档案服务中，对外提供服务最主要的内容是已归档的纸质文件等实体，实体在档案部门按门类管理，档案部门在提供服务时的主要任务是利用检索工具找到文件而不是找信息，档案提供的信息关联性差，不能满足用户对信息全方位、多角度、高效率获取的需求。所以无论是非结构化文档，还是板结构化视频，对档案部门来说都没有区别。而且因为没有归档数据的概念，无法提供实体以外的结构化数据服务。
（2）条目数据库检索
档案部门自身为了检索档案，建立数据库，其各项字段主要是档案整理与管理的登记信息，形成条目数据库，帮助档案人员定位实体，也可筛选必要字段对外部用户提供服务，数据库中的分类和很多字段项不易被广泛理解，条目数据库主要服务于档案部门内部，这是档案部门目前应用到的最主要的结构化信息资源。
（3）数字化档案应用
这是档案部门能够提供的非结构化信息资源之一，是建立在实体管理基础之上的信息服务。数字化资源制作的初衷是提高档案抗风险的生存能力，因此普遍是版式图像文件，确保不能被改动，部分数字化实体能够提供全文检索服务，大部分数字化资源没有被用于用户利用，而是作为资源备份存在。且主要以版式图像为主，除了看内容，已经无法再实际应用了，只重凭证作用，限制了档案提供重用的作用。
（4）现行文件服务
现行文件服务以下级单位档案部门为主。档案部门的服务内容是各类纸质文件，对纸质文件的传递、分发、更改、登记进行管理。现行文件服务是档案部门融入企业业务流程的最主要形式，但随着数字化企业的实现，纸质文件的管理需求面临逐渐萎缩的前景。
（5）编研出版物利用
不局限于归档实体的信息，根据目标出版物的需要，联合相关业务部门进行项目组织管理，最终以纸质出版物的形式对外提供，内容以企业历史与发展、业务活动纪实为主，格式固定，应用范围有限，人力与时间投入较高，时效性差，组织协同的难度较大，应用效果很难掌握。
（6）专题数据库利用
本质上是结构化信息服务，主要依托现有档案系统完成，但还没有形成规范的方法和要求，选题内容比较随意，主要也是以归档实体中信息为主，按专题进行摘选汇总，建立数据库。但由于与信息系统的关联度很高，在一定程度上限制了非档案人员的利用。
（7）档案业务指导
主要目的是为了使归档实体在完整性、有效性、系统性等方面达到档案管理的标准和要求，信息服务的内容包括制定规定、标准，现场指导、项目归档验收等，实际操作中很难实现业务指导的前置，造成业务部门后期增、补、改的预立卷工作压力增大，这反映了档案管理要求和企业管理体系和实际业务的融合不足，各类业务形成文档的管理要求还不够细化，档案部门主动研究其他业务的意识仍有欠缺等。
3企业档案信息服务管理中的问题
企业档案部门还没有对档案信息服务进行系统性的分类，对信息服务概念缺乏认识，对影响服务的因素没有分析，对档案管理成本的科学计算不足，这些从根本上影响了服务效果的评价。一般情况下，档案部门会对档案借阅工作进行统计，但没有适当的手段来获取借阅使用效果，除了在一些有经济价值介定的活动，定量统计难以转化为定性的评价，其他形式的档案信息服务几乎无法评价。
档案评价的目的是为了企业提高对档案工作的重视，提升档案部门自身价值，从另一个角度看只要档案信息服务能嵌入主要业务流，成为不可缺失的一环，档案服务流程在企业主要流程中的比例越高，不可替代的地位越明显，档案部门获得的拨款就会越稳定，档案服务的价值体现就会越高。
一些企业对档案部门设定经营指标，使档案部门更加重视短期利益，档案服务效果评价等价为真金白银的经济价值，档案部门难以开展需要长期研究和沉淀的业务，档案工作无形之中偏离了传统意义上的档案服务，但确实反映了企业发展的需求，逼迫档案部门进行业务转型，档案部门必须主动研究相应思路。
（2）人员结构缺陷
做好企业档案信息服务，需要借助多学科、多专业的知识集思广益、创新突破，尤其是要和信息化新技术、新概念相融合，这是档案理论研究的短板。而企业的档案部门不但要完成企业下达的经营指标，还要借助大量人力完成传统日常工作。表面上反映出来的理论研究力量薄弱的现象，深层次的原因是由于现有档案部门知识结构单一、对企业信息资源管理的要求不明确、对自身在新环境下的定位不清晰造成的。理论研究滞后不能促进信息服务工作水平提升。
企业档案信息服务发展趋势分析
企业面临转型，而转型发展是信息技术发展、社会结构变革、国家发展需要和企业自身生存需要共同作用的结果，档案信息服务的发展必须紧跟企业转型的节奏，细化用户分类和诉求，与时俱进。
1数据时代的到来
当今时代数据资源已经变为企业自身发展和市场竞争的基础，这促使企业更加重视数字资源的积累和快速应用，面对面的交流会被越来越多的网上分享取代，档案工作必须顺应时代要求，改变传统以文档管理的服务方式、变革以编研成果这种非结构化信息资源作为主动服务手段的模式，向提供高效数据服务、自动化的模式挖掘的方向转变，传统的文档只能成为未来信息资源的一小部分，这意味着档案数字化工作为了服务应用必将向数据化工作延伸发展。而大数据平台的相关技术实现将为档案部门或其他信息资源管理者开辟一个新天地，同时将迫使档案部门从一个单纯的资源管理者向多种资源的应用者转变。
2新业务带来新的信息管理流程
在严酷的市场竞争中，企业的产品研制效率和产品的售后服务能力将大幅度提升，企业的盈利重点将有可能从单一的产品研制向产品售后服务方面并行发展，产品从系列化发展向定制化发展将成为可能，这势必产生很多新的业务流程，这些新的流程产生新的信息，带动新的服务，创造新的岗位机会，同步催生多种信息服务形式。
3企业档案职能的重新定位
档案业务要在企业变革中更有价值，就必须提升服务的范围、能力、质量，传统档案工作的一个关键点在于企业主要的业务流程中的定位，但是随着信息化的应用、业务流程的重组使得原有的位置面临消失或替代的可能，档案部门的服务不再具有原来的价值。因此档案部门为了自身的发展必须有打破条条框框的勇气，拓展管理资源类型范围，利用多部门整合的机会在信息化发展规划中拓展能力，争取把握住“资源管控者”、“资源规划者”的角色定位，在信息化重组的业务流程中找到新的位置，不局限作一个“重用”工作中的服务提供者，还要前移成为“应用”工作中的服务执行者，能否成为重组后工作流程中的一环将成为关键。
企业档案信息服务需求分析
1企业发展对档案信息服务的需求
研究档案服务，必须站在企业信息应用的高度来辨识需求，企业对信息的应用简单分为三个方面：对外与用户相关的信息应用；对内与企业实力相关的信息应用；企业不同维度之间的信息应用。
A. 与用户相关的信息应用需求
产品信息。不同的产品对应不同的用户、不同的管理模式和工作流程，但共同点在于用户对提高产品质量和售后服务水平的需求，这就要求企业对产品交付用户情况，以及用户使用产品情况的掌握，甚至是产品使用过程中相关传感器收集的数据，同时还要建立产品的可回溯性管控，提前维护保养服务需求的分析预判，产品问题反馈和升级渠道，这些产品信息获得和管理、渠道的建立与应用是建立企业新型商业模式的基础，甚至可以直接转化为市场价值，是企业未来在信息资源领域的必争之地。
用户信息。不同用户对产品的日常使用方式、应用环境、管理情况直接影响产品的用户体验，关系到产品的市场口碑，左右了产品的改进升级计划，因此企业必须在获取用户基本信息的基础上，开展用户行为分析工作，并与产品信息进行关联，找出不同用户在产品应用中的逻辑，细化出用户产品需求，为定制化的产品提供支撑。
市场信息。透明的市场信息是企业参与竞争的信息高地，它包括对竞争对手、同类产品、潜在用户需求、原材料行情、相关产业动态、协作伙伴情况的全面掌握，再结合产品信息和用户信息，能为企业的运营管理提供必要决策依据，在这方面企业还有很多发展空间。
B. 与企业实力有关的信息应用需求
技术信息。技术信息的价值体现了企业核心竞争力的强弱，大部分是在不同的专业领域的信息系统或个人电脑中控制，企业已经投入了大量的精力进行相关的信息化建设，再造了业务流程，为解决以产品为目标物的方向上打通了部分信息流，但在知识积累进而促进技术螺旋式的发展方面还存不足，尤其是部门级的知识积累和借鉴方面效能不足，存在潜在应用的需求。
生产信息。包括生产计划信息、产品结构信息、工艺流程信息、车间管理信息、产品检测信息等，这部分信息与技术信息情况类似，已经进行了较大规模的信息系统建设和流程重组，但部门级的知识积累利用还不够，同时还需要按照质量要求进行产品层面的数据积累重用，以便产品系列化发展，方便与产品使用信息进行质量回溯。
资源信息。主要包括物资、设备、人员、资金四方面，企业的一般思路是通过信息统筹管理实现资源高效利用，节约成本，表现在对设备、物资、场地环境等资源，利用物联网、工业互联网等技术实现硬件数据采集；对人员、资金、库存等资源信息，则利用各类专业信息系统进行数据采集，再利用企业资源管理系统（ERP）进行总体的调配与应用。
C. 企业不同维度间管理信息应用需求
企业内部管理信息。企业内部的管理信息包含行政、计划、财务管理等方面，它们是由各级机关产生，用于支撑企业正常运转，因此企业关注的是不断提升部门内和跨部门的沟通协调效率和由上而下的执行力，在这种目的作用下，这类信息资源应该向着部门内知识积累、跨部门协同应用，以及维护信息资源的凭证作用方向发展。
企业间纵向信息。纵向信息是指企业内部不同级单位之间的业务活动产生的信息，在多级组织体系结构中，通常上级向下级传达管理信息，相应的路径已建立，较为成熟；下级对上要负责信息报送的任务，上级单位对报送信息进行存储、分析以及再上报等工作，对于这类需求，首先要求下级单位的信息反应时间要快速，上报内容准确全面，而上级单位根据实际业务要预留上报的信息路径、存储管理空间、信息分析工具，两级单位之间要有信息封装与解析的协定。
企业横向信息。这种横向的应用有两个维度，一个维度是企业间的横向信息联络，另一个维度是不同网络、国内与国外、企业与用户的信息联络，这两种维度在各级单位都有应用。对于企业间的信息应用，主要用于企业间业务协调、合作，这类业务对信息服务的需求包括信息管控、信息交换等。第二个维度的信息应用包括开放网络环境的信息资源管理建设、企业与不同用户的信息交互渠道建设、信息转换、数据封装与解析、跨网数据交换、由外向内的信息共享等。
2企业档案工作自身发展的需求
A. 拓展管理范围
传统档案工作主要负责非结构化信息资源管理已经不适应数据时代的要求，档案部门若要提供高效的数据形式的信息服务，必须首先拓展自己管控的资源范围，将结构化信息、半结构化信息纳入视野，紧随各项业务发展，以企业需求为导向，以信息应用为发展目标，不局限信息资源在物理上的统一管控，而要习惯于逻辑上的统一。在业务标准上，要积极拓宽专业覆盖领域，细化以信息分类为导向的管理要求，在业务系统方面，不再依赖档案系统作为唯一的信息管理源，只将其作为非结构化文件管理的一个工具，实践多系统的数据管理、采集、利用等工作。
B. 更新服务理念与手段
认真分析企业信息服务需求，改变被动、低效、低价值的信息服务理念，努力将档案信息服务融入到企业必须的业务流程中，将档案的概念泛在化，将服务的概念扩大化，采集与利用同步化，用新理念带动新服务；在服务手段上要充分利用信息技术，为用户提供以数据实时应用为主的信息化服务手段，深化专题数据库建设为部门知识管理提供使用工具，开拓多种媒体复合的二次、三次信息资源，引进数据分析挖掘工具，实现数据采集与分析实时开展的能力。
C. 应用新技术
利用大数据、云平台等技术，为档案的管理和利用提供底层的技术平台，将原有档案系统和各类业务系统都作为资源采集对象，通过对应用领域的研究，丰富分析挖掘手段，不断完善数据管理结构。积极开展产品信息与用户信息的管理，掌握一批企业在信息交互、知识管理中实用的信息技术，通过档案部门的信息服务为企业创造实际效益。
D. 寻找新定位
信息化咨询服务。档案信息服务不能脱离企业实际业务需求，档案部门要跟踪各部门业务发展，深化对企业各类业务知识的理解，熟悉各类业务流程，明确企业各部门各岗位的知识点，这些都是帮助企业级、部门级建立知识管理的前提基础。这些能力的提高将促使档案部门成为企业信息化建设中一支重要的业务咨询力量，这会使档案部门与信息化部门更为紧密的结合到一起，帮助企业在业务流程打通的同时保管好、利用好信息资源。
数据组织与应用。档案部门应改变人员知识结构，适应企业新的业务流程，逐步实现数据组织、数据产品制作、数据分析服务的能力，在企业针对用户的产品活动中确立新的业务职能。
E. 结合经济效益
实际工作中档案服务内容必须考虑能否转换为能够评价指标、能否计算的经济效益，而获取经济利益也是企业发展所必须的，这就要求档案服务必须进行长远规划和短期利益的平衡，远近兼顾发展业务，远期的规划可以在业务发展建设过程中不断转化为眼前的利益，这样就能为档案服务，甚至是档案业务发展寻找到一条可持续发展的路径。
企业档案信息服务发展思路
1深化企业档案信息服务内容
在已有档案信息服务内容基础上深化和拓展，以更好地融入企业未来业务流程作为主要指导思想，以满足企业发展需求，实现档案服务增值效益为目标，主要包括以下六方面内容。
（1）寻求新定位，融入新流程
首先应明确企业中档案部门信息资源管理者的基本定位，以此为出发点，在对外与用户相关的信息应用、对内与企业实力相关的信息应用、企业不同维度之间的信息应用这三个主要信息需求方向上，找到信息服务的流程和资源集结管理的节点，全方位布局，帮助相关业务部门进行科学的信息资源管理与应用规划，在新兴业务领域中嵌入或建立档案部门新的工作流程，在新流程中明确位置才能拓展服务内容，才能为档案部门获取更多的经济效益，形成新的服务手段和服务内容，全面拓展档案服务范围和层次，企业档案部门不只是各项业务的末端，其职能将和政府档案部门形成明显的区别。
（2）多类型数据复合服务
在拓展档案管理范围的基础上，引入结构化数据管理和应用、强化半结构化资源管控，深化各类资源融合管理与制作的能力，告别实体资源和纸质出版物等传统服务内容，向信息内容服务进行深化，与新业务流程结合，将复合信息资源服务与制作变为档案信息服务主要内容，扩展用户对信息覆盖范围的了解，其基础是提升多种类型数据的组织域管理能力。
（3）专题数据库服务知识管理
深入理解企业部门岗位知识管理需求，大力开展部门级作业文件、企业级体系文件、企业内部标准的专题数据库建设，并补充电子模板和样例，通过数据库更新维护机制确保数据的有效性和一致性，通过条件建设确保数据可视化、表达形式的多样化，为企业知识管理落地形成一套工作流程：专题数据库建设——>数据自维护——>电子工作手册应用——>凭证性数据归档，档案部门在其中会负责非结构化数据转换结构化数据、数据库结构建立、凭证数据维护等工作，成为企业知识管理流程中的重要组成部分，而在促进企业各岗位工作规范性提升的同时，档案业务指导已融入企业业务发展建设中。
（4）电子凭证化服务
面对众多跨平台、跨网域的数据交互需求，对电子数据的真实性、有效性、完整性的证明要求会越来越高，凭证属性的保证还能延伸出电子档案托管的业务来，提高档案部门的服务能力和效益，而这些需求与档案部门未来在企业中的数据组织调配的角色有关，因此确保信息资源的凭证属性，对外提供交互、对内进行确认，是档案部门应加强和完善的一项重要服务内容。
（5）数据分析和挖掘服务
在完成多种数据类型的覆盖管理后，档案部门必须对自身掌握的庞大数据集合，开展针对不同应用方向的数据分析和挖掘工作。这种服务必须面向具体的应用，以发挥大数据集合的优势为特点，通过不断研究更新相应的数学模型，提供高效实时的分析和预测，所以这种服务不局限在为企业领导服务的末端环节，它可以面向企业内多种应用信息系统，嵌入其中的应用环节；可以面向企业上级部门和外部用户，因此信息分析和挖掘服务将拥有持久的生命力。
（6）信息化咨询与服务
档案部门是企业内部能够与所有业务部门接触的机构之一，在参与专题数据库建设的过程中有条件梳理各专业的业务流程、管理规范、资源要求，有了这些知识储备就可以在专业化工具中展现不同业务的信息化建设需求，并对其进行优化，在企业的业务部门和信息化建设部门之间架设沟通桥梁，而且由于档案部门是站在企业全局进行资源管理的部门，更有利于在信息化规划建设中，统筹建设方案，避免不必要的重复建设内容。信息化咨询服务对内可用于完善企业信息化管理，对外可提供增值型的咨询服务，为企业创造更多效益。
2建立企业档案信息服务评价机制
企业中的档案信息服务是一项基础管理工作，它能够帮助企业建立渠道，顺利完成企业任务；能够帮助企业自身完善管理，提升管理效率；也能够带来直接经济效益。因此档案信息服务评价应该从多角度展开，同时档案服务评价还有引导档案工作发展方向的作用。
（1）企业管理支撑度评价
在企业管理中，有多少业务流程里包含或嵌入了档案服务的流程，年度实际发生业务流的总数量与其中产生档案服务流程的比例，就是对档案服务在企业管理中的定量评价，这种评价会引导档案工作努力转向企业实际业务需求，避免把浪费资源在一些企业不需要的应用中，鼓励档案部门更加主动地融入各项业务活动中。
（2）经济效益评价
档案信息服务产生的产品、交付物等服务内容在企业经营活动中获得的直接经济收入，与相关人员成本、管理成本合计后，通过利润率参与企业各部门经济效益排名评价。
（3）用户满意度评价
收集完整的用户满意度，可以作为前两项评价办法的有益补充，还能够帮助档案部门站在用户角度发现不足，完善基础条件建设，持续改进。
3补充完善企业档案信息服务人员结构
为了加强档案信息服务，相关理论研究、规划和实施需要多种专业知识人员参与，这就要求档案部门改变现有人员知识结构，补充信息化专业人员，将档案信息服务的理念合理地与新技术整合起来，加快信息化服务能力提升。
企业档案信息服务提升设计方案
1设计思路
企业档案信息服务以融入企业主营业务为目标，利用分布式大数据平台实现结构化、半结构化、非结构化档案信息数据的集中跨系统存储管理，在此基础上鼓励档案信息资源服务打入企业关键业务工作流中，并有针对性地为新业务领域提供直接资源或分析结果，开辟档案信息服务的新局面。企业与域外用户的数据交互，利用电子文件凭证系统实现联通。
2总体架构与工作模式
图1 企业档案信息服务体系总体架构图
（1）大数据系统
大数据系统主要是由“底层平台层+上层服务层”共同组成，底层平台包括分布式文件系统、分布式数据库系统和分布式编程模式，上层服务包括数据采集、分析、定制、呈现应用等功能。目前的大数据平台技术能够实现业务数据跨系统逻辑集中存储，支持存储容量动态扩展，非常适合低密度海量数据的分析、挖掘任务。大数据系统可独立于企业其他业务系统进行数据分析，在本体系架构中，它用于汇总档案系统、电子文件凭证系统、企业媒体资源系统和其他各类业务系统的数据，解决了传统档案管理对象主要是非结构化文件的问题，还可以分析用户需求，对数据进行跨系统关联推送。档案部门需要在大数据平台中设计文件存储目录和数据存储结构，使其能够适应企业各类分析应用需求，大数据平台也可开放接口给其他应用系统实现数据交互。大数据平台能够管理丰富的数据类型，面向更多的服务应用，帮助档案部门确立企业资源管理者的角色。
（2）档案信息资源层
在档案信息资源层中包括档案管理系统、电子文件凭证系统、企业媒体资源管理系统和其他各类业务系统。目前大多数企业的档案系统是为应对纸质档案管理开发的工作平台，对电子文件管理和应用并不能完全适应，因此本方案将档案系统定义为专门负责纸质档案和实物档案管理工作的系统。
电子文件凭证系统负责从其他业务系统或个人电脑中捕获电子文件，对归档电子文件进行规范管理，利用数字签名和封装技术实现电子文件的凭证作用和电子文件长期保管，不负责纸质文档一致性，它可对域外提供数据交互的信息服务；
企业媒体资源系统负责多媒体等半结构化信息的管控应用。
大数据平台作为档案系统、电子文件凭证系统、企业媒体资源系统的数据层完成存储任务，其他业务系统中的非结构化文件通过电子文件凭证系统归入，而这些系统中的结构化信息则被大数据应用层的采集模块捕获，存入大数据平台中的分布式动态数据库。档案部门依靠大数据平台+档案管理系统+电子文件凭证系统+企业媒体资源管理系统形成完整的企业档案信息资源。
（3）嵌入档案服务流程的应用系统
档案部门利用大数据平台资源覆盖的优势，可以参与或直接承担复合资源制作的工作流程，这些业务流程存在于相应的信息系统中，大数据平台可为这些系统提供资源服务接口，在业务系统中为档案部门分配制作角色，实现档案信息服务嵌入相关业务流程的信息服务拓展目标。制作完成的交付物还可以再经由电子凭证系统实现对外交接。
（4）应用档案信息分析服务的应用系统
大数据平台集中了企业大部分数据资源，其应用的主要目标就是跨系统数据关联分析和预测，大数据平台的应用层能为不同的业务应用系统提供数据分析结果和挖掘预测，再通过呈现子系统提供给业务系统进行可视化展示，这就把档案资源实时链接到各类业务应用中，极大提高了数据应用的时效性。
（5）档案信息搜索门户
由于档案部门拥有企业最大规模的信息集合，因此档案信息搜索门户就是企业的信息资源搜索门户，在与用户权限结合的基础上展现用户搜索到的各类资源，满足用户主动发起的模糊查询需求，大数据应用层还可对用户行为进行分析，根据分析结果在权限范围内为用户提供相关信息资源推送服务，扩大档案信息的应用范围。
（6）专题数据库&电子出版物
根据各部门专业需求，制作复合资源形式的专题数据库，以岗位作业文件为主，形成可视化的岗位工作知识经验，将最小业务单元作为数据模块，便于按不同业务逻辑搭配组合，快速应用。根据各专业管理和应用的实际需要，专题数据库中的部分数据模块组合，能够按照一定的模板生成版式文件或其他离线电子出版物，便于离线工作中使用。
（7）信息化咨询服务
档案部门根据对各专业信息资源管理需求的理解，结合专题数据库的内容，在资源统筹、架构统筹的思路下，可以为不同的业务设计优化业务流程，并将优化的流程转化为信息化建设功能需求，在信息化建设中产生新的效益，实现档案业务发展与信息化发展深度融合的业务转型。
（8）域外数据交互
专业系统的数据交互：档案部门利用专业数据上报或汇总系统，完成域外数据交互；
凭证数据交互：不同层级之间可以借助电子凭证系统实现数据封装、传递和接收，对真实性、有效性查验。电子文件凭证系统中要对数据交互业务进行审批，确保安全。
3主要服务流程
（1）业务系统中嵌入档案服务流程
图2 业务系统嵌入档案服务流程
本流程主要针对需要多种数字资源进行整合制作的情况设定，档案人员在业务系统中有管理角色，业务系统需要与大数据平台接口，业务系统利用接口调取档案数据资源，完成制作相关交付物。电子凭证系统是企业对外交付电子信息的正式出口。
（2）应用档案分析服务流程
业务系统自动调用大数据平台的分析工具，大数据平台根据收集到的实时资源数据，代入数学模型进行计算分析，在业务系统中提供可视化展示和关联结果推送服务。分析结果应用后，档案部门根据业务应用情况找到参数运行的偏差，适时更新模型设计，提高业务分析准确性。
图3 应用档案分析服务流程
（3）专题库服务流程
图4 专题库服务流程
专题数据库建设以部门级知识应用为主要方向，数据库服务与建设维护是相互嵌套的过程，档案部门按照业务部门需求建立初始数据库版本，业务部门可根据业务发展情况，自行动态维护数据库，这样就能使数据库的数据保持时效性、准确性，避免档案人力不足造成数据失效无法应用的局面。在专题数据库的基础上借助电子文件凭证系统形成电子出版物，可以将结构化数据归档为非结构化文件，更便于在各种离线环境中应用。
4方案实施条件
（1）明确角色，扩大管理范围
档案信息服务是档案管理内容的外在体现，提升档案信息服务必须在档案部门明确企业信息资源管理者和规划者这样的角色定位基础上扩大管理范围，将非结构化和半结构化数据资源纳入档案管理范畴，不局限在一个系统中进行资源统筹管控，应搭建业务管理、资源积累、应用设计、服务实施的多层次档案信息化管理服务平台，适应企业未来信息化环境，为提升档案服务能力提供必要的支撑。
（2）转变观念
在企业中发展档案业务必须适应企业发展需要，转变被动等待的观念，档案工作要争取尽可能多的体现在主干业务中，服务主干业务；充分体现档案在知识积累、资源调配中的优势；注重企业提高时效性的必然趋势；提升电子信息凭证化的技术能力；确保档案部门在企业的关键业务环节中能够进行资源管控，不断延伸服务职能，提升档案专业话语权。
（3）补充信息化人员
补充信息化专业人员，在平台建设、数据分析、咨询研究等方面发挥作用，对档案部门知识结构进行信息化更新；利用档案平台建设的成果进行产品化推广、信息化咨询服务，扩大档案服务附加效益。
5方案实施建议
（1）企业分级实施建议
多级管理体系的企业档案工作应设立总体领导机构，一方面应完善档案信息服务的考核评价机制，鼓励引导下级单位档案业务与企业主干业务融合，鼓励档案部门与信息化部门的人员、项目融合，在机制上创造档案业务转型升级的环境氛围；另一方面可领导各级单位在电子信息凭证规范建设上取得共识，统一本企业不同层级数据交换基本要求；第三方面对本级档案信息服务可从建设部门级知识数据库方面突破，与决策支持业务进行整合，并在信息化规划建设中寻求结构化数据管理的平台建设机会。
下级单位在管理中要根据本单位的实际情况制定考核鼓励政策，有侧重的制定发展规划，争取档案部门的角色定位调整，带领制定本单位电子信息交互标准；在平台建设方面应以电子文件凭证系统、企业媒体资源馆控系统、大数据平台系统为主要方向；在实施应用方面要以档案信息分析服务、企业搜索门户、部门级知识库及电子出版物为主要方向。
下级单位档案部门要全面分析本单位主营业务、信息资源类型，将嵌入服务流程作为拓展档案信息服务的主要突破口，加强与本单位信息化部门的结构整合，规划完善本单位数据中心，争取通过相应的平台补充建设，扩大档案部门对非结构化数据和半结构化数据的管理范围；同时投入力量开展部门级知识库建设和电子凭证系统级电子出版物应用建设，建立数据交互通道。
（2）提升企业档案信息服务业务方向选择
提升企业档案信息服务可首先选择企业正在或即将开展的信息化业务建设环节，比如产品信息、用户信息、市场信息类的业务系统建设中进行配套平台建设，以便将档案信息服务流程设计到这些新的信息系统中，将档案需要管控的资源统筹起来。这就要求档案部门主动研究新业务，大胆提出新设想，利用各种渠道争取机会，完善思路。
档案部门也可以结合本单位实际情况，综合分析各项业务的信息资源流向和管理缺陷，在数据输入输出、资源整合管理、部门知识服务等方面提供业务系统完善补充需求，实现业务管理和档案信息服务的共同发展。
