本文作者：东软集团 档案业务高级分析师 周晓音


 

　　你好，新《会计档案管理办法》
2015年12月11日，以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》（下称新办法），已于2016年1月1日施行。新办法经由财政部部务会议、国家档案局局务会议修订《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）（下称老办法）通过形成。

　　通过对新办法内容的学习、与北京档案局专家等的交流后，现将个人对新办法的一些理解做如下总结：

　　 

　　

　　 

　　原有的管理办法已无法适应档案管理发展的需要
随着我国信息技术的广泛应用，会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式均发生了较大变化，原有的管理办法已无法适应档案管理发展的需要，主要表现在一些以下几个方面：

　　1、企事业单位信息化水平程度日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案。例如：像联通这种信息化程度较高的公司，可以为客户提供电子的会计凭证。再比如，越来越多的企业逐渐替代手工编制纸质报表的方式，利用计算机形成电子报表。这些都体现了会计业务本身随之信息化的发展，会产生大量的电子会计档案。对于这类档案，需要予以规范。

　　2、随之会计法律法规、档案管理规范标准的不断完善，以及会计业务办理方式的转变，老办法的有关内容已不再适用。会计档案的范围、保管、利用、销毁等方面的规定都需要予以调整或完善。

　　基于上述问题，财政部、国家档案局等相关部门展开多次的研讨，并组织信息化程度较高的企业和地区开展试点工作，先后向社会两次公开征求意见，最终形成新办法。

　　 

　　行文方式

　　本次新的办法的行文方式为“令”。“令”不同于“办法”、“通知”，其法律效应更强，并且必须执行。

　　 

　　调整内容

　　 

　　1、完善了会计档案的定义和归档范围

　　定义：明确在会计核算等过程中接收或形成的。其中蕴含了接收方式和来源的变化。

　　接收方式：可以从会计核算系统中直接接收电子会计档案。在新办法之前，都需要将电子会计档案打印成纸质的文件，并加盖公章保存。新办法后，不需要再打印纸质的文件，直接可以将电子会计档案从业务中接收到档案管理系统中。电子会计档案可以替代纸质档案具备法律效力。

　　形成：来源的变化。来源包括会计核算系统接收的、计算机中形成的等

　　归档范围：明确了四类归档范围，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料。

　　2、增加并明确了电子会计档案的管理要求

　　A.将电子会计档案加入了会计档案的范围。

　　B.规定满足一定条件时，单位内外部接收的电子会计资料可以仅以电子形式归档。

　　C.要求电子会计档案移交时，将电子会计档案及其元数据一并移交。特殊格式应当与其读取平台一并移交。

　　D.电子会计档案的销毁管理办法。

　　3、完善了会计档案的销毁程序

　　老办法未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，在实际工作中，为避免风险发生，单位责任人一般不愿销毁，大量失去保管价值的档案占据存储空间。新办法增加了鉴定销毁环节，进一步明确此环节的管理办法。

　　4、明确了会计档案出境的管理要求

　　对于出境的会计档案给出明确的管理要求和办法。

　　5、调整了会计档案定期保管期限，并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限

　　会计档案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。

　　之前保管期限存在如下问题：

　　A.年限太短，会存在使用年限还没到，但保管期限已到的情况。

　　B.层次太多，会计业务人员管理复杂。

　　调整后的保管期限合并为两类，并且明确因债权债务以及其他未了事项的会计凭证的处理办法

　　 

　　意义

　　 

　　1、新办法肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。

　　2、新办法允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，同时要求建立会计档案鉴定销毁制度，完善销毁流程，推动会计档案销毁工作有序开展。这种新规定将节约大量纸质，减少归档后保管成本，有利于促进形成绿色环保的生产方式。

　　3、新办法明确将电子会计档案纳入会计档案范围，将大力推动电子会计数据的深度开发和利用，为决策和管理提供更具交织的会计信息。

　　 

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